Seit dem 01.01.2022 ist die Firmenkarte nicht mehr deutschlandweit, sondern in der Wunschregion des Mitarbeiters einsetzbar. Die Regionen sind gemäß BMF auf Basis von zweistelligen PLZ-Regionen definiert. Als Region gilt sowohl die eigene zweistellige PLZ-Region als auch die geographisch daran angrenzenden PLZ-Regionen.
Mit Ihrer Firmenkarte im individuellen Design Ihres Unternehmens bieten Sie Ihren Mitarbeitern beispielsweise eine firmeneigene Mastercard. Auf diese Kreditkarte können Sie als Arbeitgeber Guthaben aufbuchen.
Ihre Mitarbeiter profitieren von diesem Guthaben brutto für netto, da auf das Guthaben keine Steuern anfallen. Durch die Nutzung verschiedener Bausteine können die Ladebeträge variabel gestaltet werden.
Auf die Firmenkarte können unterschiedliche Bausteine gebucht werden. Der bekannteste ist der Sachbezug gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG.
Bei der Nutzung des Sachbezugs entfällt für den Arbeitnehmer die Steuerpflicht und für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Sozialversicherungspflicht. Der Höchstbetrag für den Sachbezug beträgt 50 Euro. Hierbei handelt es sich um eine Freigrenze, d.h. wenn dieser Betrag überschritten wird, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Der Mitarbeiter kann mit der Firmenkarte zwar regional einkaufen, aber kein Bargeld abheben. Bei der Firmenkarte handelt es sich um eine Karte auf Guthabenbasis, eine sogenannte prepaid-Karte.
Somit kann der Mitarbeiter nur das vorhandene Guthaben ausgeben, aber niemals die Karte überziehen oder Schulden auf Kosten des Arbeitgebers machen. Bei dem Sachbezug ist das sogenannte Zuflussprinzip zu beachten. Der Geldbetrag gilt mit der Ladung auf der Firmenkarte als zugeflossen. So kann der Mitarbeiter sein Guthaben auch ansparen und muss es nicht monatlich verbrauchen.
Sie erhalten von uns ein verbindliches Angebot, in dem die einmaligen Kartenkosten und die Gebühren für die Ladung der Karte aufgeführt sind. Unsere Ladegebühren sind anlassbezogen, d.h. Sie zahlen nur in den Monaten in denen Sie aufladen, es gibt keine Jahresgebühr oder Kosten für Kontoführung.
Für die Bestellung benötigen wir von Ihnen ein Logo oder Ihr gewünschtes Kartendesign. Hierzu erhalten Sie gerne Vorschläge von unserem Marketingteam oder einen Designguide für Ihre eigenen Graphiker. Neben dem Layout benötigen wir von Ihnen die Namen der Mitarbeiter, die Firmenkarten erhalten sollen.
Ihre Mitarbeiter erhalten die Firmenkarte in verschlossenen Umschlägen mit dem Passwort für den Onlinezugang. Mit der Kartennummer auf der Vorderseite und dem Passwort können sie die Karten online aktivieren. Nach der Aktivierung können sie ihre Firmenkarte sofort verwenden.
Die Firmenkarten werden vom Arbeitgeber beladen. Die Mitarbeiter können das vorhandene Guthaben ausgeben, aber die Karte nicht überziehen. Unter dem Menüpunkt Guthaben abfragen, können Sie stets Ihren aktuellen Kontostand einsehen um zu wissen, wieviel Geld noch auf Ihrer Firmenkarte ist.
Mit der Änderung der Definition des Sachbezugs seit 01.01.2020 gelten neue Regeln für die Firmenkarte. Sachbezüge müssen auf Regionen begrenzt sein und die Anforderungen des sogenannten Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen. Weiterhin dürfen steuerfreie Sachbezüge nur noch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Um die Steuerfreiheit des Sachbezuges zu gewährleisten darf die Freigrenze von 50 Euro nicht überschritten werden.
Gerne unterstützen Sie die Rechtsanwälte aus dem Netzwerk der confera bei einer speziellen Anrufungsauskunft an Ihr zuständiges Betriebsstättenfinanzamt. In dieser bestätigt Ihnen das Finanzamt, die steuerliche Handhabung der Firmenkarte. Diverse Anrufungsauskünfte liegen bereits vor und können gerne angefordert werden. Bitte beachten Sie, dass die confera weder zur Steuer- noch zur Rechtsberatung befugt ist, sondern ausschließlich unabhängig von Anbietern Produkte vermittelt.
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